EN
ContactGratis scan
Rekenvoorbeeld

Hoe beantwoord ik klantmails sneller?

Bijgewerkt op · Yellow55, interieur

Antwoord

U wint de meeste tijd met het opzoeken, niet met het typen. Laat bij vragen over levertijd, stalen en legdatum een conceptantwoord klaarstaan, met de offerte, de voorraad en de eerste vrije week er al bij. Uw medewerker leest, past aan en verstuurt. Een klacht over kieren of een opgebolde vloer schrijft hij zelf.

Doe de gratis bedrijfsscanZo werkt het bij Yellow55
Wat klantmails u nu kostenReken het zelf uit
  1. Levertijd en legdatum8
  2. Stalen en showroombezoek2
  3. Stand van een offerte3
  4. Vragen na het leggen: onderhoud, plinten, restpakken3
Samen per maand16 uurDat is 192 uur per jaar.

Dit is uw eigen schatting. De gratis bedrijfsscan meet het precies, per proces, en laat zien welk deel vanzelf kan.

Laat het precies meten

Uren per maand = aantal × minuten ÷ 60. Alle aantallen en minuten zijn een voorbeeld: vul uw eigen aantallen in. Tel een week mee in uw mailbox en vermenigvuldig met vier. Klachten staan er bewust niet in; die beantwoordt u persoonlijk.

Zo komen levertijd en stalen sneller bij de klant

  1. 01

    Tel een week mee

    Hoeveel mails, over welk onderwerp, en hoe lang duurt een antwoord? Meestal gaat het om levertijd, legdatum, stalen, de stand van een offerte en onderhoud.

  2. 02

    Sorteer op onderwerp

    Een vraag over een staal vraagt iets anders dan een klacht. Wie de mailbox opent, ziet meteen wat er ligt.

  3. 03

    Zoek de gegevens erbij

    Niet het typen kost de tijd, maar het opzoeken: de offerte, de voorraad van de gekozen vloer en de eerste vrije plek in de planning.

  4. 04

    Begin met een concept in uw toon

    Met de naam van de vloer, de levertijd en de datum van deze klant. Geen standaardbrief, maar een antwoord op zijn vraag.

  5. 05

    Laat een mens lezen en versturen

    Uw medewerker controleert, past aan waar nodig en verstuurt. Klachten en lastige vragen schrijft hij zelf.

  6. 06

    Houd voorraad en levertijden actueel

    Een antwoord is zo goed als de informatie erachter. Wie “op voorraad” schrijft terwijl de laatste pakken net weg zijn, belt morgen met slecht nieuws.

Goed om te weten

Voorraad of bestelartikel

Een voorraadartikel kan snel worden gelegd. Een bestelartikel hangt af van de fabrikant of groothandel. Zeg in het antwoord welk van de twee het is.

Reserveer op de klus

Zet de pakken voor een getekende offerte apart. Dan komt de hele vloer uit één productiepartij en wordt de voorraad niet ongemerkt aan een ander verkocht.

Acclimatiseren telt mee

Tussen bezorging en leggen zit de acclimatisatietijd die de fabrikant voorschrijft. Reken die mee als u een datum noemt.

Kieren in het stookseizoen

Parket krimpt als de lucht in huis droog wordt, en zet weer uit als het vochtiger wordt. Kieren in de winter hebben daarom vaak met het binnenklimaat te maken. Een opgebolde click-vloer wijst eerder op vocht of een vloer die klem zit langs wand, kozijn of keuken. Ga kijken voordat u iets toezegt.

Klachttermijn bij particulieren

Een consument moet een gebrek binnen bekwame tijd na ontdekking melden. Meldt hij het binnen twee maanden, dan is dat volgens de wet op tijd (artikel 7:23 BW). Bevestig elke klacht dus met datum, ook als u er pas later gaat kijken.

Twee vragen, één antwoord

Fictief voorbeeldBij een vloerenzaak beantwoordt binnendienstmedewerker Kim de mail, tussen de balie en de telefoon door. Meneer Prins mailt op dinsdagavond: “Wanneer kan de vloer gelegd worden? En mag ik nog een staal van de lichtere kleur ophalen?”

  1. Week vóór

    Voor elke mail opent Kim het kassasysteem, de voorraadlijst en de planning. Op drukke dagen schuiven mails door naar de volgende ochtend.

  2. Week na, woensdag 08:30

    De mail van meneer Prins staat bij “planning en stalen”, met het concept hieronder. De offerte, de voorraad van beide kleuren en de eerste vrije week zijn erbij gezocht.

  3. Even later

    Kim controleert de levertijd van de lichtere kleur, past één zin aan en verstuurt.

Het conceptantwoord, zoals het klaarstaat
Beste meneer Prins,

Dank voor uw mail. Uw vragen op een rij:

Wanneer kunnen wij leggen?
De kleur uit uw offerte, Eiken Natuur, hebben wij op voorraad. Wij kunnen dan leggen in de week van 26 oktober. Kiest u voor de lichtere kleur, Eiken Wit, dan is dat een bestelartikel. De fabrikant geeft nu een levertijd van ongeveer drie weken op, dan wordt het de week van 9 november, met de tijd om de vloer bij u thuis te laten acclimatiseren erbij. Die levertijd is onder voorbehoud van de fabrikant.

Een staal van de lichtere kleur
Dat leggen wij voor u klaar bij de balie, op uw naam. U kunt het ophalen tijdens onze openingstijden en twee weken thuis houden.

Als u uw keuze laat weten, zetten wij de datum voor u vast en reserveren wij de vloer.

Met vriendelijke groet,
Kim

Waar het vaak misgaat

  • Een concept zonder gegevens. “Onze levertijd is twee tot zes weken” beantwoordt de vraag niet. De klant wil weten wanneer zijn vloer erin ligt.
  • Verouderde voorraad. Een concept is zo goed als de voorraad erachter. Klopt die niet, dan zet u de klant op het verkeerde been.
  • Alles vanzelf willen. Een klacht over kieren of een opgebolde vloer vraagt een mens die meedenkt. Daar hoort geen kant-en-klaar antwoord bij.
  • Mails zonder eigenaar. Een mailbox waar iedereen in kijkt, beantwoordt niemand. Wijs per dag één persoon aan.
Zo pakt Yellow55 het aan

Elke binnenkomende mail krijgt een onderwerp: levertijd, stalen, offerte of klacht. Bij de eerste drie worden de offerte van de klant, de voorraad van zijn vloer en de eerste vrije week opgezocht, en staat er een antwoord in uw toon klaar. Een klacht wordt herkend en blijft liggen voor een mens. Uw medewerker leest elk concept voordat het weggaat.

Klantmails beantwoord, met alles erbij

Veelgestelde vragen

Hoe snel moet ik een klantmail beantwoorden?

Streef naar dezelfde werkdag. Lukt dat niet, stuur dan kort dat de vraag binnen is en wanneer het antwoord komt. Een klant die wacht op een legdatum, kijkt intussen verder.

Helpen standaardteksten niet al genoeg?

Voor een deel. Een standaardtekst scheelt typen, maar de levertijd, de voorraad en de legdatum van deze klant moet u nog steeds opzoeken. Daar zit de meeste tijd.

Moeten we eerst alle antwoorden zelf schrijven?

Nee. De toon komt uit uw eigen eerdere mails. Wel helpt het om vast te leggen wat u nooit toezegt, zoals een vaste legdatum vóór akkoord.

Waar blijven onze mails?

In uw eigen mailbox, in Microsoft 365 of Google Workspace. Wat uw medewerker verstuurt, gaat vanaf uw eigen adres en staat bij uw verzonden items.

Welke mails krijgen een concept?

De vragen die steeds terugkomen: levertijd, legdatum, stalen en de stand van een offerte. Een klacht wordt wel herkend en gesorteerd, maar het antwoord schrijft uw medewerker zelf.

Hoe reageer ik op een klacht over kieren of een opgebolde vloer?

Persoonlijk, en met een afspraak om te komen kijken. Vraag om foto’s en kijk ter plaatse naar de luchtvochtigheid, het vocht in de ondergrond en of de vloer langs de wanden vrij ligt. Pas dan weet u of het aan de vloer, het leggen of het binnenklimaat ligt.

Waar komen de voorraad en de planning vandaan?

Uit de systemen die u nu al gebruikt. Er komt geen tweede voorraadlijst bij. Houd uw eigen voorraad actueel, dan klopt het concept ook.

Wat als de informatie in het concept niet klopt?

Dan past uw medewerker het aan voor het versturen. Daarom gaat er niets weg zonder dat iemand het gelezen heeft.

Wat kost het om klantmails sneller te beantwoorden?

Dat hangt af van het aantal mails en het aantal systemen waar gegevens uit moeten komen. Met de tabel hierboven weet u wat de mail u nu kost. Een demo laat zien wat daartegenover staat.

Zo ziet het eruit

Voorbeeld · namen, bedragen, tijden en aantallen ter illustratie

Meer over interieur

Wat er in uw vak vanzelf kan, en wat het u nu kost.

Vraag de gratis bedrijfsscan aanAlles voor interieur