Hoe ben ik minder tijd kwijt aan het lezen van aktes en dossierstukken?
Aktes uitlezen hoeft u als makelaar niet meer met de hand te doen. Laat elk stuk bij binnenkomst uitlezen: soort stuk, kadastrale aanduiding, erfdienstbaarheden en data. Dan leest u niet meer elke akte van voor tot achter, maar controleert u wat eruit is gehaald. Ook een scan van een getypte akte uit de jaren zeventig gaat zo. Het oordeel over wat erin staat, blijft bij de makelaar.
- Eigendomsbewijs lezen en kadastrale aanduiding controleren
- Erfdienstbaarheden en bijzondere bepalingen opzoeken, ook in oudere akten
- Notulen, jaarstukken en onderhoudsplan van de VvE doorlezen
- Vragenlijst en lijst van zaken naast de akte leggen
- Overige stukken lezen en in het dossier zetten
- Vragen van aankoopmakelaars over de stukken nazoeken
Dit is uw eigen schatting. De gratis bedrijfsscan meet het precies, per proces, en laat zien welk deel vanzelf kan.
Laat het precies metenVoorbeeldwaarden voor een kantoor met negen nieuwe verkoopopdrachten per maand, waarvan vier appartementen: vul uw eigen aantallen in. Uren per maand = aantal × minuten ÷ 60. Tel ook het zoeken als een aankoopmakelaar later vraagt wat er in de akte staat.
Zo loopt het leeswerk als elk stuk vanzelf wordt uitgelezen
- 01
Een stuk komt binnen
Het eigendomsbewijs dat u bij het Kadaster opvraagt, de erfpachtakte van de verkoper, de notulen van de VvE-beheerder. Ze komen binnen zoals nu.
- 02
Het soort stuk wordt herkend
Akte van levering, splitsingsakte, erfpachtakte, notulen, energielabel, vragenlijst of lijst van zaken. Het stuk komt bij het juiste dossier.
- 03
De gegevens worden eruit gehaald
Kadastrale aanduiding, erfdienstbaarheden en data. Ook uit een scan van een getypte akte die met de hand lastig te lezen is. Verwijst de akte naar een oudere akte, dan haalt de makelaar die erbij.
- 04
U leest de uitkomst, niet het hele stuk
De uitgelezen gegevens staan bij het dossier, naast het originele stuk. U kijkt na wat ertoe doet en zoekt niet meer zelf.
- 05
Wat ontbreekt, komt vanzelf boven
Mist er een stuk of een handtekening, dan ziet u dat in hetzelfde overzicht. Het verzoek aan de verkoper staat klaar voor uw akkoord.
Goed om te weten
Een kadastraal bericht toont de eigenaar, de kadastrale aanduiding, hypotheken en beslagen. Erfdienstbaarheden en kettingbedingen staan daar meestal niet uitgeschreven. Die leest u in de akte, en vaak in een oudere akte waarnaar wordt verwezen. Juist daar zit het leeswerk.
De verkoper moet melden wat hij weet en wat voor de koper van belang is. De koper heeft een onderzoeksplicht, maar mag in redelijkheid op die informatie afgaan. Een erfdienstbaarheid die in de akte staat en niet in de vragenlijst, wilt u als verkopend makelaar zelf vinden, niet de koper na de levering.
Een kettingbeding bindt een volgende eigenaar alleen als het in elke nieuwe akte wordt doorgegeven. Een kwalitatieve verplichting gaat vanzelf over op de nieuwe eigenaar als die in de openbare registers is ingeschreven. Voor de koper is dat verschil groot.
Een erfpachtakte verwijst vaak naar algemene bepalingen van de erfpachtgever, bijvoorbeeld de gemeente. Canon, looptijd en herzieningsmomenten staan in de akte en die bepalingen samen. Lees ze dus allebei.
Als makelaar bent u Wwft-plichtig. U legt het cliëntenonderzoek vast en bewaart de gegevens vijf jaar na het einde van de zakelijke relatie of de transactie. Het Bureau Financieel Toezicht houdt toezicht.
Een voorbeeld: een akte uit 1974 lezen
Fictief voorbeeldEen kantoor met drie makelaars en één binnendienstmedewerker. Een tussenwoning uit 1972 gaat in de verkoop; de verkoper kocht hem in 1974. Het eigendomsbewijs dat het kantoor bij het Kadaster opvraagt, is een scan van een getypte akte, met doorhalingen en aantekeningen in de kantlijn.
- Vóór, dag 1
De binnendienst leest de zes pagina’s door, zoekt naar erfdienstbaarheden en controleert de kadastrale aanduiding. Op pagina vier staat iets over een pad, maar de scan is daar slecht leesbaar.
- Vóór, week 3
De aankoopmakelaar van een gegadigde vraagt of de buren door de tuin mogen. De akte wordt er opnieuw bij gepakt. In de vragenlijst had de verkoper bij erfdienstbaarheden ‘nee’ ingevuld.
- Na, dag 1
De akte is uitgelezen: kadastrale aanduiding en een recht van overpad ten gunste van het buurperceel. De makelaar leest het na naast de scan, ziet dat het niet strookt met de vragenlijst en legt het bij de verkoper neer.
- Na, week 3
De aankoopmakelaar stelt dezelfde vraag. Het antwoord van de verkoper staat al bij het dossier en de vragenlijst is aangepast.
Beste heer Verhoeven, Wij hebben de akte waarmee u de woning in 1974 kocht, doorgenomen. In de akte staat een recht van overpad over uw achtertuin, ten gunste van het buurperceel. In de vragenlijst heeft u bij erfdienstbaarheden ‘nee’ ingevuld. Kopers vragen hier vaak naar, dus wij willen het goed vastleggen. Wilt u ons laten weten: • of het pad nog wordt gebruikt, en door wie; • of er later nog iets over is afgesproken, op papier of mondeling. Daarna passen wij de vragenlijst samen met u aan. Bellen mag ook. Met vriendelijke groet, Sanne
Waar het vaak misgaat
- Uitlezen zonder na te lezen. Een scan van een oude akte kan onleesbare plekken hebben. De makelaar blijft verantwoordelijk voor wat er in het dossier staat en leest het na.
- Alleen de eerste pagina’s lezen. Erfdienstbaarheden en bijzondere bepalingen staan vaak achterin. Of de akte verwijst naar een oudere akte, ‘voor zover nog van kracht’. Wie alleen de kop leest, mist ze.
- Antwoorden niet vastleggen. Staat het antwoord op een vraag over de akte alleen in iemands mail, dan zoekt de volgende collega het opnieuw op. Zet het bij het dossier in uw pakket.
- Het hele archief tegelijk. Wie begint met tien jaar oude dossiers, ziet de eerste maanden weinig terug. Begin bij de lopende verkopen.
Aktes, notulen en scans worden bij binnenkomst uitgelezen, ook als ze oud of scheef zijn. Per dossier ziet u welke kadastrale gegevens, erfdienstbaarheden en data erin staan, naast het originele stuk. Wat nog ontbreekt, staat in hetzelfde overzicht. De makelaar controleert, en uw makelaarssoftware blijft leidend.
Dossierscanner voor de makelaarVeelgestelde vragen
Kan het een akte met aantekeningen in de kantlijn lezen?
Gedrukte en getypte tekst gaat het best. Handschrift en vlekken op een oude scan zijn lastiger. Daarom leest de makelaar na met het originele stuk ernaast.
Wat als een stuk verkeerd wordt uitgelezen?
Dan ziet de makelaar dat bij het nalezen en verbetert hij het. Er gaat niets naar buiten en niets wordt definitief zonder dat iemand van uw kantoor het heeft gezien.
Welke stukken worden uitgelezen?
De aktes en scans die bij een verkoopdossier binnenkomen: aktes van levering en splitsing, VvE-stukken, energielabels en de lijst van zaken. Welke stukken bij u het meeste leeswerk geven, kijken we samen na.
Moeten mijn mensen stukken nu anders opslaan?
Nee. Stukken komen binnen zoals nu, per mail of in uw pakket. Er komt geen extra invoer bij. Wat er voor de binnendienst wel verandert, lopen we samen door voordat het live gaat.
Hoe meten we hoeveel leeswerk het nu is?
In de scan tellen we hoeveel stukken per dossier binnenkomen en hoe lang het uitlezen nu kost. Dat is de nulmeting. Daartegen meten we later wat het oplevert.
Kunnen we beginnen met alleen de lopende dossiers?
Ja, en dat raden we aan. Lopende verkopen leveren direct tijd op. Het oude archief kan later, als blijkt dat het de moeite waard is.
Zo ziet het eruit
Voorbeeld · namen, bedragen, tijden en aantallen ter illustratie
Meer over makelaardij
Wat er in uw vak vanzelf kan, en wat het u nu kost.