Zo volgt u een vloerofferte op, in zes stappen
Plan de opvolging bij het versturen
Niet achteraf, als er tijd is. Elke offerte krijgt bij het versturen een moment waarop u terugkomt.
Kies een vast ritme
Bijvoorbeeld een herinnering na een week en een telefoontje kort voordat de offerte verloopt. Stem het af op uw klanten en op de grootte van de klus.
Keur één tekst vooraf goed
Met een reden erin: het staal ligt klaar, de levertijd van de fabrikant, de geldigheid van de offerte. Een herinnering met inhoud leest anders dan “heeft u al besloten?”
Versturen met één klik, of eruit halen
Op het geplande moment staat de herinnering als concept klaar. Was er geen contact, dan verstuurt de verkoper hem. Belde de klant of stond hij in de showroom, dan haalt hij hem eruit en noteert het contact bij de offerte.
Bel waar het de moeite waard is
Grote opdrachten en klanten die aan de balie twijfelden, belt de verkoper zelf. Een mail is een duwtje, een gesprek haalt de twijfel weg.
Sluit netjes af
Wordt het niets, vraag dan kort waarom. Het antwoord zegt u iets over uw prijs, uw levertijd of uw advies.
De visgraatofferte die niet bleef liggen
Fictief voorbeeldEen vloerenzaak verstuurt elke week een stapel offertes. Opvolgen gebeurt als er tijd is, en in drukke weken is er geen tijd.
- Week vóór
Op een lijstje bij de balie staan offertes van drie weken oud. Bij het nabellen blijkt een klant al elders te hebben getekend.
- Week na, maandag
Verkoper Petra verstuurt de offerte voor een eiken visgraatvloer aan meneer Schouten. De herinnering wordt meteen ingepland op de maandag erna.
- Maandag erna
Geen reactie. De herinnering hieronder staat als concept klaar. Petra ziet dat er geen contact is geweest en verstuurt hem met één klik.
- Woensdag
Meneer Schouten antwoordt met een vraag over de levertijd. Het visgraatparket is een bestelartikel. Petra vraagt de actuele levertijd op bij de leverancier, belt hem, en hij komt zaterdag het staal ophalen.
Beste meneer Schouten, Vorige week stuurden wij u de offerte voor de eiken visgraatvloer in uw woonkamer. Ik ben benieuwd hoe u erover denkt. Misschien helpt dit bij uw keuze: • Wilt u de vloer eerst in uw eigen licht zien? Wij leggen graag een staal voor u klaar. • Heeft u vragen over het visgraatpatroon, de plinten of de levertijd? Ik loop de offerte graag met u door. • Bij akkoord bestellen wij de vloer uit één productiepartij en plannen wij de leggers in zodra de levering bevestigd is. De offerte is geldig tot en met 4 november 2026. U kunt gewoon op deze mail antwoorden, of bellen. Met vriendelijke groet, Petra
Waar het vaak misgaat
Opvolgen als er tijd is
Dan gebeurt het in rustige weken, en juist in drukke weken gaan de meeste offertes de deur uit.
Herinneren na een telefoontje
Een klant die gisteren belde en vandaag een herinnering krijgt, voelt zich een nummer. Noteer elk contact bij de offerte.
Te vaak
Een herinnering per mail en een telefoontje is genoeg. Wie wekelijks blijft mailen, duwt de klant weg.
Opvolgen op een oude versie
Komt de klant na de stalen terug met een andere kleur of een ander patroon, dan is er een nieuwe offerte. Plan de opvolging opnieuw vanaf die versie, anders krijgt de klant een herinnering over een vloer die al van tafel is.
Geen geldigheid op de offerte
Zonder einddatum is er geen natuurlijk moment om terug te komen, en zit u vast aan prijzen die de leverancier intussen heeft verhoogd.
Goed om te weten
- De geldigheid is uw moment
- Een offerte met een einddatum geeft de klant een reden om te beslissen en u een reden om te bellen. Het beschermt u ook tegen prijsverhogingen van leveranciers.
- Reserveren pas na akkoord
- Zeg in de herinnering niet toe dat de vloer vastligt. Pas na akkoord reserveert of bestelt u de pakken, uit één productiepartij. Een tweede partij kan net anders van kleur zijn.
- Herinnering of reclame
- Een herinnering over een offerte die de klant zelf heeft aangevraagd, is een vervolg op zijn vraag. Wilt u hem later acties of een nieuwsbrief sturen, dan gelden de regels voor elektronische reclame: toestemming of een bestaande klantrelatie, en altijd een afmeldmogelijkheid.
- Levertijd verandert
- Een levertijd die bij het versturen klopte, kan na drie weken anders zijn. Check hem voordat u in een herinnering een datum noemt.
Zo pakt Yellow55 het aan
Bij elke verstuurde offerte wordt de opvolging meteen ingepland, zodat niemand een lijstje bij de balie hoeft bij te houden. Blijft het stil, dan staat de herinnering klaar als concept, met de tekst die u vooraf goedkeurde. De verkoper verstuurt hem met één klik, of haalt hem eruit als de klant al belde of in de showroom was. Nabellen doet hij zelf.
Zo werkt het bij Yellow55Offertes voor vloeren, zonder rekenwerkMaten en vloer worden een offerteVeelgestelde vragen
Wie verstuurt de herinnering?
Uw verkoper. De herinnering staat op het geplande moment klaar als concept, met de tekst die u vooraf hebt goedgekeurd. Hij verstuurt hem met één klik, of haalt hem eruit als de klant al contact had.
Hoe vaak volg ik een offerte op?
Een herinnering per mail en daarna een telefoontje is voor de meeste klussen genoeg. Bij een grote opdracht mag het persoonlijker, bij een kleine klus kan één mail volstaan.
Wanneer stuur ik de eerste herinnering?
Veel zaken kiezen een week na het versturen. De klant heeft dan tijd gehad om te vergelijken en een staal te bekijken, maar is de offerte nog niet vergeten.
Wat als de klant al met de verkoper heeft gebeld?
Dan haalt de verkoper de klaargezette herinnering eruit. Noteer elk telefoontje en showroombezoek bij de offerte, zodat ook een collega ziet wat er al gebeurd is.
Is automatisch opvolgen niet onpersoonlijk?
Alleen als het leest als een rondzendmail. Noem de vloer, de ruimte en wat de klant nog kan doen, zoals een staal ophalen. Dan is het persoonlijker dan geen opvolging.
Wat als de klant zegt dat het elders goedkoper is?
Vraag of u de offertes naast elkaar mag leggen. Kijk of egaliseren, de ondervloer, plinten, profielen en het afvoeren van de oude vloer bij de ander zijn meegenomen, en welke ondervloer er staat. Daar zit het verschil vaak, niet in de vloer zelf.
Moet ik daarnaast nog bellen?
Bij grote opdrachten en twijfelende klanten wel. De herinnering per mail vangt de rest op, zodat uw verkoper zijn belminuten besteedt waar ze het verschil maken.
Werkt het met de offertes uit mijn eigen systeem?
De opvolging hoort bij de offertes die als concept worden klaargezet en door uw verkoper verstuurd. Maakt u offertes in een ander pakket, dan kijken we eerst hoe de verzenddatum en de klant bij de opvolging komen.
Wat zet ik in een herinnering?
Een verwijzing naar de offerte, iets wat de klant kan doen, zoals een staal ophalen of een vraag stellen, en de geldigheidsdatum. Kort, en met uw naam eronder.
