Hoe voorkom ik dubbel invoeren naast Realworks?
Maak uw pakket de enige plek waar objectgegevens worden ingevoerd. Laat brochure, Instagrampost en planning daaruit lezen in plaats van ze over te typen. Begin bij de plek waar het vaakst wordt overgetypt, vaak de brochure. Een nieuwe vraagprijs past u dan op één plek aan, en de rest volgt na akkoord van de makelaar.
Checklist: zo vindt u waar u dubbel invoert
0 van 7 afgevinktNiet doen
- Iedereen een eigen schrijfwijze
De een typt ‘2-onder-1-kap’, de ander ‘twee-onder-een-kapwoning’. Wat uit het pakket wordt gelezen, is zo netjes als wat erin staat. Spreek vaste velden en schrijfwijzen af.
- Gegevens in het pakket die niet kloppen
Eén bron werkt alleen als die bron klopt. Loop bij de start de objecten na die nu in de verkoop staan.
- De Excel-lijst laten bestaan
Als het oude lijstje blijft, houdt iemand het uit gewoonte bij. Spreek een datum af waarop het verdwijnt.
- Snel even de brochure aanpassen
Wie een fout in de brochure verbetert in plaats van in het pakket, maakt opnieuw twee bronnen. Een wijziging begint altijd in het pakket.
Goed om te weten
- Wat uw pakket al koppelt
Veel kantoren publiceren al vanuit hun pakket naar Funda en de eigen website. Een prijswijziging gaat dan vanzelf mee; een pdf-brochure die u bij de woning hebt geplaatst niet. Werkt de koppeling goed, laat hem dan zo. Maatwerk is voor de plekken waar nu nog wordt overgetypt.
- Minder kopieën, minder risico onder de AVG
Elk lijstje naast het pakket is een extra plek met persoonsgegevens. De AVG vraagt om niet meer gegevens te bewaren dan nodig, en geeft mensen recht op inzage en correctie. Met één bron verbetert u ook op één plek.
- Opruimen kan pas als u weet waar alles staat
De Wwft vraagt vijf jaar bewaren, de fiscale bewaarplicht voor de administratie is zeven jaar, en persoonsgegevens bewaart u niet langer dan nodig. Met losse lijstjes weet niemand wat er weg mag.
Een voorbeeld: de vraagprijs gaat omlaag
Fictief voorbeeldNa zes weken zonder bod besluit de verkoper, op advies van de makelaar, de vraagprijs van zijn appartement te verlagen. Het kantoor werkt met Realworks en houdt daarnaast een Excel-lijst en losse brochurebestanden bij.
- Vóór, 09:00
De makelaar past de prijs aan in Realworks; Funda volgt via de koppeling. De binnendienst moet nog de pdf-brochure, de Excel-lijst en de tekst voor Instagram bijwerken.
- Vóór, een week later
Een gegadigde belt met de oude prijs uit de brochure die nog bij de woning op Funda staat. Die was vergeten.
- Na, 09:00
De makelaar past de prijs aan in Realworks. Een bijgewerkte brochure staat klaar voor akkoord.
- Na, 09:10
De makelaar keurt de brochure goed. Er is maar één plek waar de prijs is ingevoerd.
Inventarisatie dubbel invoeren, object: ____________ ☐ Waar staan de kenmerken? Pakket / brochure / Excel / anders: ____ ☐ Waar staat de vraagprijs? Pakket / brochure / post / anders: ____ ☐ Waar staan de afspraken? Pakket / Outlook / papier / anders: ____ ☐ Waar houden we bij welke stukken ontbreken? Pakket / Excel / hoofd: ____ ☐ Hoe vaak per maand typt iemand iets over? ____ keer, ongeveer ____ minuten ☐ Wie werkt de gegevens bij als er iets verandert? ____ Bespreken in het kantooroverleg: welke plek pakken we als eerste aan?
| Plek | Wat er wordt overgetypt | Met één bron |
|---|---|---|
| Brochure | Kenmerken, maten, vraagprijs, omschrijving | Opgebouwd uit de objectgegevens |
| Adres, kenmerken en prijs in de tekst | Post opgebouwd uit dezelfde gegevens | |
| Lijst met dossierstukken | Wat binnen is en wat ontbreekt | Overzicht per dossier, uit de stukken zelf |
| Agenda’s | Een afspraak in het pakket én in Outlook | Eén planner die de agenda’s leest |
| Wijzigingen | Nieuwe vraagprijs op drie plekken aanpassen | Eén keer aanpassen in het pakket |
Een overzicht van plekken waar het vaak gebeurt, geen meting. Loop het na voor uw eigen kantoor; in de bedrijfsscan volgen we één object en tellen we hoe vaak er wordt overgetypt.
De brochure leest de objectgegevens, foto’s en plattegronden rechtstreeks uit uw makelaarssoftware, in uw huisstijl. Verandert de vraagprijs of de aanvaardingsdatum, dan staat er een bijgewerkte versie klaar voor akkoord. Overtypen is niet meer nodig. Posts en planning kunnen daarna uit dezelfde bron lezen.
Veelgestelde vragen
Werkt het met Realworks en Kolibri?
Wij bouwen bovenop de software die u al gebruikt, en Realworks en Kolibri zijn daar voorbeelden van. Uw pakket blijft leidend. Hoe de gegevens precies worden gelezen, hangt af van wat uw pakket mogelijk maakt; dat stellen we vast in de scan.
Waar staan onze objectgegevens als dit loopt?
In uw pakket. Dat is het uitgangspunt: brochure en post lezen daaruit, zodat er geen tweede plek met kenmerken bijkomt.
Wordt er ook iets in ons pakket teruggezet?
Het uitgangspunt is dat gegevens in uw pakket worden ingevoerd en daaruit worden gelezen. Of er ook iets terug moet, spreken we per taak met u af.
Wat als wij van pakket wisselen?
Dan moet de koppeling mee naar het nieuwe pakket. Meld het ons zodra het plan er is, dan nemen we het mee in de planning van de overstap.
Wat is het verschil met de koppelingen in ons pakket?
Standaardkoppelingen zetten gegevens door naar vaste plekken, zoals een portaal. Een koppeling op maat brengt de gegevens naar uw eigen brochure, posts of planning, in uw huisstijl en volgens uw werkwijze.
Moet de binnendienst anders gaan werken?
Vooral minder. Wat in het pakket staat, hoeft niet meer te worden overgetypt. De afspraak dat het pakket de bron is, is wel nieuw; die maken we samen.
Hoe zien we hoeveel tijd dubbel invoeren nu kost?
Tel een maand mee met de inventarisatie hierboven, of laat het ons doen in de gratis bedrijfsscan. Dan weet u per plek hoeveel minuten het kost.
Zo ziet het eruit
Voorbeeld · namen, bedragen, tijden en aantallen ter illustratie
Meer over makelaardij
Wat er in uw vak vanzelf kan, en wat het u nu kost.