Zo verlaagt u de werkdruk, in vijf stappen
Tel een gewone maand
Hoeveel nieuwe opdrachten, dossierstukken, bezichtigingsaanvragen, brochures, fotosessies en posts? Tel ook wat niet te automatiseren lijkt, zoals de terugkoppeling aan verkopers en het opstellen van koopakten. En hoeveel minuten kost elk? Zonder die cijfers wordt het een gevoel.
Kijk waar overgetypt wordt
Gegevens die al in Realworks of Kolibri staan en toch opnieuw worden ingevoerd, zijn de eerste kandidaat.
Kies één taak
De taak die het meeste tijd kost en het vaakst terugkomt. Bij veel kantoren is dat het dossierwerk.
Laat het systeem klaarzetten, niet beslissen
Het stuk wordt uitgelezen, het dossier bijgewerkt, het verzoek klaargezet. De makelaar keurt goed. Zo houdt uw kantoor de regie.
Meet na een paar maanden opnieuw
Vergelijk met de eerste telling. Levert het op, neem dan de volgende taak. Zo niet, dan weet u dat ook.
Een voorbeeld: een week van de binnendienst
Fictief voorbeeldEen kantoor met vier makelaars en twee binnendienstmedewerkers. De kantoormanager merkt dat de binnendienst structureel overwerkt en dat makelaars ’s avonds dossiers bijwerken.
- Vóór, maandag
Twintig nieuwe stukken in de mailbox. De binnendienst leest ze, zet ze in het juiste dossier en houdt in een Excel-lijst bij wat ontbreekt.
- Vóór, donderdag
Een makelaar wil een koopakte opmaken en vraagt of de getekende lijst van zaken en de VvE-notulen binnen zijn. Niemand weet het zeker zonder de Excel-lijst en de mailbox na te lopen.
- Na, maandag
De twintig stukken zijn uitgelezen en gekoppeld. Het overzicht toont per dossier wat ontbreekt; zes verzoeken staan klaar.
- Na, donderdag
De makelaar ziet zelf wat er mist en maakt de koopakte op. De binnendienst besteedt de vrijgekomen tijd aan de terugkoppeling aan verkopers en het contact met de notaris.
Voor de gratis bedrijfsscan: ☐ een globale telling van een gewone maand: dossiers, stukken, bezichtigingsaanvragen, brochures, fotosessies en posts ☐ welk pakket u gebruikt: Realworks, Kolibri of een ander ☐ welke lijstjes er naast het pakket worden bijgehouden, zoals Excel of een gedeelde map ☐ wie het werk nu doet, zodat we kunnen meekijken ☐ welke taak volgens u het meeste tijd kost Meer is niet nodig. Het meten doen wij.
- Dossierstukken lezen en bijhouden
- Bezichtigingen plannen en bevestigen
- Brochures opmaken
- Foto’s bewerken en selecteren
- Instagramposts maken
Dit is uw eigen schatting. De gratis bedrijfsscan meet het precies, per proces, en laat zien welk deel vanzelf kan.
Laat het precies metenVoorbeeldwaarden: vul uw eigen aantallen in. Uren per maand = aantal × minuten ÷ 60. De taak met de meeste uren is meestal de beste om mee te beginnen. In de bedrijfsscan tellen we dit per taak, samen met de mensen die het werk doen.
Waar het vaak misgaat
Alles tegelijk willen
Vijf taken tegelijk automatiseren betekent vijf keer wennen. Eén taak die goed loopt, overtuigt het hele kantoor.
Automatiseren voordat het proces op orde is
Als iedere makelaar een dossier anders opbouwt, wordt de chaos alleen sneller. Spreek eerst af hoe het hoort.
Een extra systeem waarin u dubbel invoert
Als het niet aansluit op uw pakket, verplaatst het werk zich alleen. Het moet lezen uit wat er al is.
De makelaar buitenspel zetten
Wat zonder controle naar verkopers of kopers gaat, kost vertrouwen. Laat het systeem klaarzetten en de makelaar goedkeuren.
Goed om te weten
- Wat uw pakket al kan
- Realworks en Kolibri hebben eigen functies voor sjablonen, taken en agenda’s. Vraag uw leverancier wat u nog niet gebruikt. Wat het pakket al goed doet, hoeft niet opnieuw gebouwd te worden.
- De verantwoordelijkheid blijft bij het kantoor
- Voor de Wwft, de AVG en de zorgplicht naar uw opdrachtgever maakt het niet uit wie het werk voorbereidt. Daarom keurt de makelaar goed wat het systeem klaarzet.
- Wwft-werk is deels oordeel
- Identiteit vastleggen en stukken bewaren is routine. Beoordelen of een transactie ongebruikelijk is en gemeld moet worden bij FIU-Nederland, blijft werk van de makelaar.
Zo pakt Yellow55 het aan
Er wordt begonnen bij de taak die op uw kantoor de meeste uren kost. Is dat het dossierwerk, dan worden stukken uitgelezen en per dossier bijgehouden. Planning, brochures, foto’s en Instagram kunnen daarna volgen, één voor één. Alles naast uw eigen pakket, en wat naar buiten gaat, keurt de makelaar goed.
Zo werkt het bij Yellow55Dossierscanner voor de makelaarAktes en scans uitgelezen, per dossierVeelgestelde vragen
Met welke taak kan ik het best beginnen?
Met de taak die het meeste uren kost en het vaakst terugkomt. Bij veel kantoren is dat het dossierwerk, maar dat verschilt. De bedrijfsscan laat het per taak zien.
Kan ik met één taak beginnen?
Ja, zo begint elk traject bij ons. Eén taak bouwen en tegen de nulmeting bewijzen. Pas als dat werkt, kijken we naar de volgende.
Vervangt dit onze binnendienst?
Nee. Wij vervangen uw software niet, en uw mensen al helemaal niet. De binnendienst houdt tijd over voor klantcontact en het werk waar aandacht voor nodig is.
Hoe lang duurt het voordat het werkt?
Na de aanvraag bellen wij binnen één werkdag, en binnen twee weken weet u wat automatisering oplevert. Hoe lang het bouwen van de eerste taak duurt, hangt af van de taak en uw pakket. Dat staat in het voorstel na de scan.
Wat houdt de gratis bedrijfsscan in?
Wij meten op locatie of op afstand hoeveel werk er per taak is, hoeveel minuten het kost en waar het misgaat. U krijgt een rapport met per taak de nulmeting en wat automatisering oplevert.
Zit ik na de scan ergens aan vast?
Nee. Het rapport is van u, ook als u besluit niets te doen.
Is dit ook iets voor een klein kantoor?
Dat hangt af van het volume. Bij twee makelaars met weinig objecten kan het meevallen. De scan laat zien of het de moeite waard is, voordat u iets uitgeeft.
Wat als we er na een tijd mee willen stoppen?
Dan werkt uw kantoor weer zoals nu. Uw gegevens staan in uw eigen pakket en blijven daar. Het systeem zette alleen klaar wat anders met de hand gebeurt.
