Hoe krijg ik verkoopdossiers sneller compleet?
Een verkoopdossier krijgt u als makelaar sneller compleet door de stukken op te vragen bij het tekenen van de opdracht tot dienstverlening, niet pas na het bod. Werk met een vaste stukkenlijst per soort woning en laat elk binnenkomend stuk uitlezen, zodat u direct ziet wat ontbreekt. Het verzoek aan verkoper of VvE-beheerder staat dan klaar; de makelaar verstuurt het. Zo ligt alles er vóór de koopakte.
Checklist voor een verkoopdossier dat op tijd compleet is
0 van 10 afgevinktNiet doen
- Pas opvragen na het bod
Dan wacht een koper op stukken die er al weken hadden kunnen zijn, en loopt de planning bij de notaris uit.
- Eén lijst voor elke woning
Een appartement met erfpacht vraagt andere stukken dan een vrijstaande woning. Met één algemene lijst vraagt u bij de een te veel op en bij de ander te weinig.
- De stukkenlijst niet onderhouden
Regels en gewoontes veranderen. Een lijst die niemand bijwerkt, mist na een jaar stukken die u nu wel nodig hebt.
- Alleen kijken of een stuk er is
Een energielabel dat over twee maanden verloopt of een lijst van zaken zonder handtekening is er wel, maar niet bruikbaar.
Goed om te weten
- Bedenktijd: drie dagen, minstens twee werkdagen
Een particuliere koper heeft drie dagen bedenktijd na ontvangst van de door beide partijen getekende koopakte. Valt de termijn over een weekend of feestdag, dan verlengt de Algemene termijnenwet hem zodat er minstens twee werkdagen in zitten. Kijk dus op de kalender voordat u de verkoper zegt wanneer de koop vaststaat.
- Waarborgsom of bankgarantie
In de koopakte spreekt u af dat de koper binnen een termijn een waarborgsom stort of een bankgarantie stelt bij de notaris, gebruikelijk 10% van de koopsom. Ook daarom moet de notaris de getekende koopakte snel hebben.
- Energielabel: tien jaar geldig
De verkoper moet uiterlijk bij de overdracht een geldig, geregistreerd energielabel overhandigen. Het label is tien jaar geldig en wordt opgenomen door een gecertificeerd energieadviseur. Controleer de datum dus bij de opdracht, niet vlak voor het transport.
- De lijst van zaken en de vragenlijst
Ze gaan als bijlage mee met de koopakte. De verkoper heeft een mededelingsplicht: wat hij weet over gebreken, meldt hij. Een volledig en eerlijk ingevulde vragenlijst beschermt verkoper en kantoor.
- De verklaring van de VvE
Voor de levering vraagt de notaris de VvE om een verklaring over wat er voor het appartementsrecht nog aan bijdragen verschuldigd is. Hoe eerder u de beheerder kent, hoe soepeler dat gaat.
Een voorbeeld: een appartement met erfpacht
Fictief voorbeeldEen appartement met erfpacht gaat in de verkoop. Vroeger vroeg het kantoor de stukken pas op als iemand erom vroeg.
- Vóór, eerste bezichtigingen
Twee aankoopmakelaars vragen om de notulen en het meerjarenonderhoudsplan. Het kantoor heeft ze nog niet; de beheerder reageert pas na tien dagen.
- Vóór, na de mondelinge koop
De koopakte kan niet de deur uit: de getekende lijst van zaken ontbreekt en de algemene bepalingen van de erfpacht zijn er nog niet. Er wordt drie keer nagebeld.
- Na, bij de opdracht
Het dossier is aangemaakt als appartement met erfpacht. De stukkenlijst laat zien wat nodig is; de verzoeken aan verkoper en beheerder staan klaar.
- Na, vóór de eerste bezichtiging
De stukken zijn binnen en uitgelezen. Alleen de handtekening op de lijst van zaken mist; dat staat bovenaan het overzicht van de makelaar.
Beste mevrouw Bakker, Dank voor uw opdracht. Om de verkoop vlot te laten verlopen, vragen wij nu al de volgende stukken op: ☐ uw legitimatiebewijs: wij stellen uw identiteit vast bij het tekenen van de opdracht (wettelijk verplicht cliëntenonderzoek) ☐ geldig energielabel ☐ de bijgevoegde vragenlijst en lijst van zaken, ingevuld en ondertekend ☐ de algemene bepalingen van uw erfpacht, als u die hebt ☐ toestemming om de VvE-stukken bij de beheerder op te vragen, en de contactgegevens van de beheerder ☐ tekeningen en vergunningen van verbouwingen, als die er zijn Uw eigendomsakte en de erfpachtakte vragen wij zelf op bij het Kadaster. Heeft u een stuk niet? Laat het ons weten, dan zoeken wij het samen uit. Met vriendelijke groet,
Elk stuk dat de verkoper of de beheerder aanlevert, wordt uitgelezen en naast de stukkenlijst van die woning gelegd. Zo ziet u per dossier wat er nog mist of geen handtekening heeft. Voor elk ontbrekend stuk staat een verzoek klaar dat de makelaar zelf verstuurt.
Veelgestelde vragen
Waar staan de stukken van onze verkopers straks?
Waar ze nu ook staan: in uw pakket en uw mailbox. Voor het uitlezen wordt een stuk verwerkt binnen de EU, met een verwerkersovereenkomst. Alleen wat nodig is om het stuk te herkennen, wordt gebruikt, en elke stap wordt gelogd.
Gaat er een verzoek naar de verkoper zonder dat wij het zien?
Nee. Het verzoek staat klaar; de makelaar leest het, past het aan als dat nodig is en verstuurt het zelf.
Hoe weet het systeem welke stukken bij een woning horen?
Uit de stukkenlijst die u als kantoor vastlegt, per soort woning. Die stellen we aan het begin samen met u op. Verandert er iets, dan past u de lijst aan.
Kunnen we de tekst van de verzoeken zelf bepalen?
Ja. De verzoeken worden opgesteld in de toon van uw kantoor, met uw eigen aanhef en ondertekening. De makelaar kan elk verzoek voor verzending nog aanpassen.
Wat als een verkoper niet reageert?
Dan blijft het stuk als ontbrekend in het overzicht staan tot het binnen is. Of u belt of een tweede verzoek stuurt, beslist de makelaar.
Ons pakket heeft al checklists. Wat voegt dit toe?
Een checklist in uw pakket laat zien wat u hebt afgevinkt. Hier wordt het stuk zelf gelezen, zodat u ziet wat er werkelijk binnen is en wat erin staat. Werkt uw checklist goed, dan bouwen we daarop voort.
Werkt het ook voor taxatie- of aankoopdossiers?
De dossierscanner is gebouwd voor verkoopdossiers. Of hij ook in uw andere dossiers tijd scheelt, bekijken we in de bedrijfsscan.
Zo ziet het eruit
Voorbeeld · namen, bedragen, tijden en aantallen ter illustratie
Meer over makelaardij
Wat er in uw vak vanzelf kan, en wat het u nu kost.