Hoe verwerk ik veel bezichtigingsaanvragen via Funda?
Zet alle aanvragen op één lijst, ongeacht het kanaal, en plan per woning in vaste blokken. Laat per aanvraag een voorstel klaarzetten dat in de agenda en de route past. De makelaar kiest wie hij uitnodigt en keurt goed. Daarna gaan bevestiging en herinnering vanzelf, en ziet u bij een afzegging meteen welke plek vrij is.
- Aanvragen lezen en op een lijst zetten
- Een tijd afstemmen met de kandidaat
- Bevestiging sturen
- Afzeggingen opnieuw inplannen
Dit is uw eigen schatting. De gratis bedrijfsscan meet het precies, per proces, en laat zien welk deel vanzelf kan.
Laat het precies metenVoorbeeldwaarden: vul uw eigen aantallen in. Uren per maand = aantal × minuten ÷ 60. Tel de aanvragen van een drukke maand, niet van een rustige. In de scan tellen we ze per kanaal.
Zo verwerkt u een piek in aanvragen
- 01
Alle aanvragen op één lijst
Funda, de eigen website, mail en telefoon. Zolang aanvragen verspreid binnenkomen, weet niemand hoeveel er zijn.
- 02
Vaste blokken, afgestemd met de verkoper
Spreek per woning een of twee dagdelen af. Bezichtigingen aaneengesloten, zodat de bewoners niet een week lang klaar moeten staan en de makelaar of bezichtiger één keer ter plekke is.
- 03
Een voorstel per aanvraag
Een tijd in een blok, met de makelaar die die dag in de buurt is. Zonder dubbele boeking.
- 04
De makelaar kiest en keurt goed
Wie wordt uitgenodigd en wanneer, beslist de makelaar. Het systeem rekent, het kantoor kiest.
- 05
Bevestigen en herinneren gaat vanzelf
Na akkoord krijgt de kandidaat een bevestiging en de dag ervoor een herinnering. Wie afzegt, maakt een plek vrij die de makelaar direct ziet.
Goed om te weten
Een aanvraag via Funda komt bij uw kantoor of in uw pakket binnen; hoe u hem inplant, regelt u zelf of met de planner die u gebruikt. Een planner op maat moet aansluiten op de plek waar de aanvragen nu binnenkomen.
De verkoper is uw opdrachtgever. Spreek vooraf af hoeveel bezichtigingen er komen en hoe u kiest bij te veel aanvragen. Leg dat vast in het dossier. Ook na een biedingsprocedure kiest de verkoper aan wie hij verkoopt; dat hoeft niet de hoogste bieder te zijn.
Na een reeks bezichtigingen wil de verkoper weten hoe er is gereageerd. Leg de reactie per bezichtiging vast in het dossier. Dan is de wekelijkse terugkoppeling een samenvatting en geen zoektocht door aantekeningen.
Namen, telefoonnummers en mailadressen van bezichtigers zijn persoonsgegevens onder de AVG. Gebruik ze voor de bezichtiging en de opvolging, en ruim ze daarna op volgens een vaste termijn.
De gedragsregels van de NVM en de andere brancheverenigingen vragen om een eerlijke behandeling van gegadigden. Kiest u bij veel belangstelling voor een biedingsprocedure, maak de regels dan vooraf bekend, aan iedereen op dezelfde manier. Een vaste werkwijze per woning maakt dat aantoonbaar.
Een voorbeeld: het eerste weekend online
Fictief voorbeeldEen eengezinswoning in een gewilde wijk staat sinds vrijdag online. Op maandagochtend staan er tientallen bezichtigingsaanvragen.
- Vóór, maandag
Twee medewerkers bellen de hele ochtend kandidaten terug. Een deel neemt niet op; er worden voicemails ingesproken en mails gestuurd.
- Vóór, woensdag
Een deel van de kandidaten heeft nog niets gehoord en belt zelf. Twee mensen staan dubbel in de agenda. De verkoper belt om te vragen hoeveel mensen er donderdag komen.
- Na, maandag
Alle aanvragen staan op één lijst. De makelaar geeft twee blokken vrij; per kandidaat staat een tijd klaar.
- Na, maandagmiddag
De makelaar kiest wie hij uitnodigt en keurt goed. Bevestigingen gaan vanzelf; de herinneringen volgen de dag ervoor.
Beste mevrouw Mulder, Morgen, donderdag 15 oktober om 17:30 uur, bent u welkom voor de bezichtiging van Wilgenkade 12. Wilt u een paar minuten voor tijd aanwezig zijn? Er staan meerdere bezichtigingen achter elkaar gepland. Kunt u toch niet komen? Zeg dan af via de link hieronder. Dan kunnen wij de plek aan een andere belangstellende geven. Met vriendelijke groet,
Waar het vaak misgaat
- Eerst bellen, dan pas plannen. Bij veel aanvragen loopt bellen vast. Een voorstel per mail, met een vaste tijd in een blok, werkt sneller voor beide kanten.
- Kandidaten laten wachten. Wie dagen niets hoort, belt zelf of haakt af. Na akkoord van de makelaar moet de bevestiging direct de deur uit.
- Te veel blokken vrijgeven. Wie vijf dagdelen openzet, staat een week lang in dezelfde woning. Twee aaneengesloten blokken zijn voor de makelaar en de bewoners beter te doen.
- Geen afzegmogelijkheid. Wie niet kan afzeggen, komt gewoon niet. Een vrije plek die niemand ziet, is een gemiste bezichtiging.
Elke aanvraag komt op één lijst, of hij nu via Funda, uw website, de mail of de telefoon binnenkomt. Per woning staat een voorstel klaar in de blokken die de makelaar vrijgeeft, passend bij agenda en reistijd. De makelaar kiest wie hij uitnodigt. Daarna gaan bevestiging en herinnering vanzelf, en een afzegging ziet hij meteen terug als vrije plek.
Bezichtigingen plannen zonder heen-en-weerVeelgestelde vragen
Komen Funda-aanvragen vanzelf in de planner?
Dat is de bedoeling: de planner leest de aanvragen op de plek waar ze nu bij u binnenkomen. Hoe dat bij uw pakket precies loopt, stellen we vast in de scan.
Wie bepaalt welke kandidaten worden uitgenodigd?
De makelaar, in overleg met de verkoper. De planner zet de aanvragen op een rij en stelt tijden voor; de keuze blijft bij uw kantoor.
Hoe snel krijgt een kandidaat bericht?
Zodra de makelaar het voorstel goedkeurt, gaat de bevestiging vanzelf de deur uit. Hoe snel dat is, bepaalt u dus zelf.
Kan een collega een bezichtiging overnemen?
Ja. Het voorstel noemt een moment en een makelaar. Past het die makelaar niet, dan geeft hij de afspraak aan een collega die wel kan.
Waar blijven de gegevens van kandidaten?
Ze worden alleen gebruikt voor plannen, bevestigen en herinneren. Verwerking gebeurt binnen de EU, met een verwerkersovereenkomst, en elke stap wordt gelogd. Hoe lang u ze bewaart, spreekt u als kantoor af.
En als het een week rustig is?
Dan werkt het net zo, alleen met minder aanvragen. De planner hoeft niet aan of uit; het voorstel komt wanneer er een verzoek is.
Zo ziet het eruit
Voorbeeld · namen, bedragen, tijden en aantallen ter illustratie
Meer over makelaardij
Wat er in uw vak vanzelf kan, en wat het u nu kost.